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From：川上　裕也（株式会社　歯科専門　集患アウトソーシング）

毎日の仕事ではさまざまな業務が発生します。

ビジネスシーンだけではありません。家事、子供の学校・行事・習い事、所属するコミュニティの活動・・・毎日のあらゆる場面でタスクは発生します。

1日の限られた時間の中で、タスクをこなしていくためにタスク管理ツールを利用されている方もいる思います。

今回は最近私が利用しているtodoistというツールを紹介します。

https://todoist.com/ja

Todoistはタスク管理に必要な機能が網羅されていて、デザインも良く分かりやすいUIで非常に便利です。マルチデバイス対応なのでPCとスマートフォンに入れて活用することができます。

1.すべてのタスクをtodoistに書き出す
2.全てのタスクに優先順位・期日・必要時間を設定する
3.その日のタスクをtodoistを見ながらGoogleカレンダーに入力

仕事のタスクは基本的にこの3つの流れで活用しています。
ちなみにtodoistに書き出したタスクとGoogleカレンダーは会社で共有されていてメンバー全体で把握されています。

もっとも重要なのは1.と2.です。

とにかく発生したタスクは全て書き出すこと。
毎日すべきタスク、日によって急に発生するタスクを全て書き出しておきます。
仕事のタスクもプライベートのタスクも一度頭の中から出してしまうことが大切です。

次にそれぞれのタスクに優先順位・期日・必要時間を設定していきます。
todoistには優先順位と期日の設定はデフォルトの機能はありますが、必要時間の設定は「ラベル」の機能を使っています。

これを習慣付けるだけで、頭の中の大量のタスクを整理されてとてもクリアになります。
「やるべきこと」が明確になって集中することができるようになりました。

タスク管理の重要性は理解しつつもなかなか手をつけられなかったり、効率的にツールを使えない・・・という方は実践してみることをおすすめします。

タスク管理と聞くと「todoを忘れないようにする」「仕事の効率を上げる」というイメージが先行すると思いますが、本当に大事なことは仕事のタスクをこなすことではないと思います。

タスク管理、時間管理、スケジュール管理をすることで、1日の使える時間を意識すること。そして自分の時間を取り戻すことが大事です。ただ単に仕事を効率化する、と言うことだけでなくより重要なこと、7つの習慣でいう「緊急ではないけど重要なこと」に時間を割けるようにすることが大切なのではないでしょうか。

todoistにはプロジェクト管理機能があるので
「夢」
「個人目標」
「勉強」
「健康」
など自分の成長のためのプロジェクトを追加してみましょう。
意義ある仕事や自分の成長のためにタスク管理を活用していきたいですね。

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